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onze hábitos de pessoas (muito) improdutivas...

São Paulo - De aplicativos a métodos para lá de sofisticados para tornar o tempo mais rentável: nunca os profissionais tiveram tantos recursos para gerir a maneira como utilizam as horas, minutos e segundos que recheiam o expediente. Mesmo assim, muita gente ainda vive uma agenda caótica e um fim de mês de poucos resultados.

Confira abaixo quais os hábitos que mais contribuem para este cenário:

Hábito 1 - Deixar a vida os levar
O principal erro de quem não consegue manter a agenda (e a vida) em dia é não planejar. "É aquela pessoa que faz tudo de última hora e não prevê o que pode acontecer", diz o Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e fundador da consultoria TRIAD PS.
De fato, ao longo do dia (em alguns setores mais, em outros menos) imprevistos acontecem. E isso sempre determina um novo arranjo na ordem de prioridades. O problema não é este tipo de dinâmica, mas sim não controlar os itens que já são conhecidos previamente.
"Para planejar, você não precisa saber tudo que irá acontecer, mas pelo menos uma parte", diz. "Se você nunca sabe nada, acaba não andando para frente, apenas patinando".
Como mudar? Não se atenha apenas ao planejamento do dia seguinte. No mínimo, planeje os três dias que se seguem. Jamais lote sua agenda de compromissos, deixe sempre um espaço para imprevistos. Se você trabalha oito horas por dia, por exemplo, comprometa apenas de quatro a cinco horas. Dedique o tempo restante para aquilo que não estava no seu calendário previamente.

Hábito 2 - Acreditar que tudo é para ontem
Por não olhar de uma maneira criteriosa para o próprio tempo, há quem veja tudo (e todos) como prioridade. Resultado? "A pessoa faz tudo e lota sua agenda de coisas desnecessárias", diz Barbosa.
Como mudar? Tenha uma postura crítica diante de cada demanda que cruza seu caminho. "Atividades importantes estão relacionadas com tempo e trazem resultado. As urgentes têm de ser feitas imediatamente. Essa diferenciação é vital", diz.

Hábito 3 - Subestimar as ferramentas de produtividade
Atire a primeira pedra quem nunca começou e abandonou rapidamente um novo aplicativo ou estratégia para gerir melhor o tempo. Mas, de acordo com o especialista, este é um outro deslize clássico de quem não consegue manter a vida em dia.
"Não é com duas ou três semanas que seu cérebro será treinado. Os resultados aparecem só a partir da quarta ou quinta semana", diz o especialista.
Como mudar? Encare com mais seriedade (e estratégia) as ferramentas de produtividade (como agenda e aplicativos de gestão do tempo). Firme um compromisso com você mesmo de usar um (e apenas um) deles. Para tirar o máximo de vantagem destes programas, siga algum método de gestão do tempo.

Hábito 4 - Supervalorizar o e-mail
Checar o e-mail toda hora, responder todas as mensagens sem qualquer critério é a senha para se perder no trabalho.
Como mudar? Determine horários para checar seus e-mails de acordo com sua rotina de trabalho. Não se renda à tentação de abri-lo a todo momento e responder todas as demandas.

Hábito 5 - Ser viciado em redes sociais
De acordo com pesquisa da Triad, 85% dos profissionais brasileiros acessam redes sociais durante o expediente. Segundo Barbosa, não há nenhum problema neste hábito. "Não sou contra as redes sociais, entre uma tarefa e outra você até pode ver. Mas fazer isso com frequência pode te prejudicar".
Como mudar? Assim como com o e-mail, determine horários fixos para acessar as redes sociais. E não se renda a tentação de sabotá-los ou estendê-los.

Hábito 6 - Espalhar todas as informações
Agenda, post-it, lista de tarefas do Google, aplicativos. A lista de recursos para tornar a vida mais organizada é imensa. Mas o excesso deles na rotina pode atrapalhar. "Tem gente que coloca tudo o que tem para fazer nestas várias ferramentas. E, porque fez anotações em locais obscuros, não consegue se planejar direito", afirma o especialista.
Como mudar? Foque em apenas uma ferramenta para organizar sua rotina. Faça uso dela de maneira estratégica.

Hábito 7 - Não delegar
De medo de perder a própria posição a não ter ao seu redor pessoas com treinamento suficiente, os motivos que fazem com que os profissionais não saibam delegar tarefas são inúmeros. Mas a consequência, quase sempre, é a mesma: trabalho para além da conta e uma agenda caótica.
Como mudar? Tenha consciência de que crescimento na carreira sempre implica em mais responsabilidades. Mas isso não significa que você tenha que abraçar o mundo sozinho. Quanto mais delegar, mais tempo terá para se dedicar às tarefas da nova função com excelência.
"Atividades confidenciais e estratégicas que dependam da sua decisão devem ser executas por você. Tarefas mais operacionais podem ser delegadas", diz Barbosa.

Hábito 8 - Ser fã incondicional de reuniões
Viver o expediente com as portas fechadas em uma reunião definitivamente não é sinônimo de produtividade. Ao contrário. Segundo pesquisa recente da Triad, apenas 1/3 das reuniões são consideradas produtivas pelos funcionários. "As reuniões não têm qualidade, não são planejadas, são muito longas e não atingem os objetivos propostos", diz.
Como mudar? Não faça reuniões para tudo. Quanto mais claro e pontual for o objetivo da reunião, melhor. Tenha como meta fazê-las curtas. O tempo ideal? Meia hora. O limite? Duas. E nada além disso.

Hábito 9 - Roubar o tempo alheio
Por ter uma agenda caótica, quem é improdutivo tende a atrapalhar todos que cruzam seu caminho profissional. "É aquela pessoa que delega demais para a mesma pessoa. Por não anotar informações, liga para checar dados. Pede tarefas no fim do expediente", diz.
Como mudar? Analise o tempo dos outros antes de passar qualquer demanda. Não fique centrado apenas nas suas necessidades.

Hábito 10 - Ser desorganizado
Organização é palavra de ordem para quem quer ter dias produtivos. Quem já sofreu para encontrar um arquivo em meio a confusão da mesa ou do computador sabe bem o que isso significa.
Como mudar? Quanto mais sua mesa estiver limpa, organizada e funcional mais você economizará tempo produtivo. Por isso, dedique-se a manter tudo, desde anotações até arquivos no computador, segundo uma lógica.

Hábito 11 - Não ter tempo para si mesmo
Pessoas improdutivas não são as que mais se dedicam a sua vida pessoal. Ao contrário. No sufoco para manter a rotina profissional em dia, elas são as que mais sabotam o tempo dedicado para assuntos para além do expediente. "A produtividade está diretamente ligada à energia. Se a pessoa não tem tempo para descansar, perde a energia e, com isso, a disposição para trabalhar", diz Barbosa.
Como mudar? Pense na sua agenda de forma a dedicar tempo, sim, para você mesmo e para outros assuntos pessoais. "Se a gente não tem tempo para quem faz diferença na nossa vida, no leito de morte, iremos nos arrepender pois é isso que faz a vida valer a pena", afirma o especialista.

nove dicas para aumentar a qualidade no atendimento ao cliente...

* Por Leandro Lopes
Você só existe enquanto empresa se houver um cliente disposto a comprar seu produto ou serviço. Ponto. Não há como discutir com essa realidade. Mas há empresas e profissionais (médicos, por exemplo), que ignoram solenemente essa máxima.

Para quem quer realmente melhorar a qualidade da relação com o cliente destaco 9 dicas de como aumentar a qualidade no atendimento ao cliente e mante-lo em sua rede:

1.       Mostre ao cliente que sua empresa tem interesse em resolver o problema dele, independentemente de qualquer coisa, quem tem razão ou não. Afinal, certamente existem várias empresas do segmento em que você atua, mas cliente é cada um de uma forma, com sua importância singular;
2.       Deixe claro a ele que sua empresa possui limites – técnicos, contratuais, de prazos – mas que possui a clara visão de como poderá ajudá-lo ou ao menos se esforçar para que ele seja prontamente atendido no que deseja;
3.       Faça perguntas específicas sobre o problema do cliente para identificar a necessidade dele;
4.       Quando conversar com o cliente, reproduza o discurso dele com suas palavras para confirmar o seu entendimento. Isso demonstrará que você dedicou seu tempo e atenção a ele;
5.       Dê sugestões para solucionar a questão, com base em sua própria experiência – não no que você acha que o cliente quer ouvir. Essa atitude irá gerar relacionamento direto com ele, por meio da identificação. Ele verá que do outro lado da linha existe uma pessoa que já passou pela mesma questão;
6.       Dependendo da urgência da situação, forneça a todo momento um retorno de como está o andamento daquele atendimento, para tranquilizar o cliente. Ele não tem a obrigação de entrar em contato com o atendimento para acompanhar o status, mas a empresa sim é responsável por satisfazer esse consumidor e se esforçar para fidelizá-lo;
7.       Apenas faça promessas que você sabe que a empresa poderá cumprir;
8.       Muitas vezes o cliente só quer ser ouvido: mesmo que a situação já tenha sido solucionada, ele quer falar a respeito ou confirmar se essa solução foi a mais acertada. Ouça o que ele tem a dizer;
9.       Jamais deixe um atendente mostrar que quer se livrar daquele problema. O papel de uma boa empresa é mostrar interesse e empenho em solucionar uma questão, e não economizar tempo para ‘se livrar daquele abacaxi’. Parece fácil, e até é, mas exige comprometimento e respeito pelo consumidor. Mas ele merece. Ele que banca seu negócio, lembra?

Leandro Lopes é diretor da L3 CRM, empresa especializada em Gestão de Relacionamento com Cliente. Mais informações acesse www.l3crm.com.br

sete dicas para ter mais tempo durante o expediente...

São Paulo - Ter mais tempo está na lista das coisas que as pessoas mais querem em todo começo de ano. Já que "o ano só começa depois do carnaval", o blogueiro Christian Barbosa , especialista em produtividade pessoal, fez uma lista de sete itens básicos que você deve ter na cabeça para ter mais tempo na sua rotina.

Descubra como você utiliza o tempo

Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo: existem atividades urgentes - em que o prazo está curto ou acabou, atividades importantes - que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas e atividades circunstanciais - que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo.

Saber a forma como utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências, o que você equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou simplesmente excluí-las da sua rotina).

Planeje-se!

Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo.

Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

Escolha uma ferramenta

Agenda, Iphone, Outlook, Neotriad, caderno, etc - eleja uma plataforma que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

Limite seu horário de trabalho

Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional.

Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por consequência mais produtivo. Experimente criar esses "limitadores" para você no dia-a-dia.

Ache um hobby

Descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação, temos a tendência a ir em direção desses compromissos e evitamos ao máximo que o dia seja desfocado.

Você já reparou que quando alguém do escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no horário naquele dia?

Organize a papelada

Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários. Assim você terá mais facilidade para encontrar o que precisa.

Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações... e isso é muito tempo perdido.

Priorize seu dia - todos os dias

Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de execução. Foque nessa lista.

Quando você chegar ao fim do dia puder riscar tudo aquilo que conseguiu cumprir, a sensação será de começar o dia seguinte zerado.

_violão TAGIMA (Alexandre Nunes Ferreira) - limpeza geral

Limpeza Geral (principalmente na escala e trastes - limpeza realizada em 07/09/2012)!

_guitarra EPIPHONE Les Paul (Alexandre Nunes Ferreira) - preview

_guitarra MICHAEL SPM Series (Guilherme Butzke) - o dia D

Potenciometro R$ 5,50
Parafusos R$ 5,00
Encordoamento R$ 24,00
Mão de Obra R$ 50,00
Desconto R$ 4,50
Músico Satisfeito - NÃO TEM PREÇO

_guitarra MICHAEL SPM Series (Guilherme Butzke) - a hora H

"Sem dúvida a limpeza de um instrumento influência tanto no seu conforto quanto o próprio desgin. Pra mim é essencial tocar num instrumento bem cuidado, limpo (o que não quer dizer desgastado pelo tempo e/ou uso). Essa guita é um desses instrumentos que ficou guardado por algum motivo, acabou acumulando muita sujeira, e passaria despercebido até por alguns músicos, com olhos menos treinados. Mas depois dessa limpeza geral, junto com a restauração de alguns componentes, ela simplesmente ficou fantástica, da tocabilidade ao timbre. Parabéns pela ótima decisão Guilherme Butzke, esse poderia ser mais um instrumento caído no esquecimento e se perdido em algum lugar. Parabéns Lu, pelo ótimo trampo!"

(por Alexandre Nunes Ferreira)

_guitarra MICHAEL SPM Series (Guilherme Butzke) - montada e regulada

Guitarra montada e regulada, basta agora submeter ao crivo do Xande e entregar para o Butzke.